Kurze Antwort: Ein Plan B entsteht nicht durch den Kauf von Regenschirmen, sondern durch eine Klausel im Locationvertrag. Wenn die Trauung im Freien stattfindet, müssen drei Dinge schriftlich festgehalten sein: eine überdachte Ausweichfläche auf demselben Gelände mit derselben Kapazität, wer die Entscheidung trifft und wie viele Stunden vorher, und über welchen Kanal die Gäste informiert werden. Ohne diese drei Punkte habt ihr keinen Plan B, sondern die Hoffnung auf gutes Wetter. Im Folgenden: wie ihr ihn aufsetzt, wie der Entscheidungszeitpunkt festgelegt wird und warum ein Regentag fotografisch kein Verlust ist.
Was ein Plan B ist — und was nicht
Bei der Locationbesichtigung lautet die Antwort auf "Was passiert, wenn es regnet?" meistens "Dann gehen wir rein." Das ist eine Absicht, kein Plan. Ein echter Plan B muss Folgendes abdecken:
- Gleiche Kapazität: Bietet die Ausweichfläche Sitzplätze für alle Gäste oder bleibt die Hälfte stehen? Lasst euch die Personenzahl bestätigen, nicht den Raum zeigen.
- Umbauzeit: Wie viele Minuten dauert der Wechsel? Alles über 30 Minuten verschiebt den Ablauf und geht von der Endzeit der Location ab.
- Wer es macht: Wer trägt Stühle, Technik und Blumen — das Location-Team oder die Dekofirma? Mit Namen und Personenzahl festhalten.
- Zusatzkosten: Werden die Innenfläche, zusätzliches Personal oder das Zelt separat berechnet? Steht die Zahl nicht im Vertrag, wird sie am Tag selbst verhandelt — teuer.
- Ton und Strom: Hat die Ausweichfläche die Anschlüsse und Boxenpositionen, die Band oder DJ brauchen? Innen gilt oft eine andere Lautstärkegrenze.
Wenn die Location noch nicht gebucht ist, fragt das alles bei der ersten Besichtigung ab — die komplette Liste steht in Hochzeitslocation finden. Alles Weitere zur Feier im Freien steht in unserem Beitrag Hochzeit im Freien planen.
Zelt, Pavillon oder Schirm: was wirklich hilft
Die drei leisten nicht dasselbe. Ein Zelt mit schließbaren Seitenwänden hält Regen und Wind gleichzeitig ab und ist die sicherste Lösung — es wird aber vorher aufgebaut: ein Zelt, das am Morgen begonnen wird, ist beim Nachmittagsschauer nicht fertig. Pavillons und Laubdächer sind reiner Sonnenschutz und lassen bei starkem Regen Wasser durch. Schirme halten die Gäste trocken, retten aber nicht die Feier: Menükarten, Buffet und Tontechnik stehen weiter im Freien.
Die Regel ist einfach: Ein Zelt ist nicht der Plan B, es ist die Ausstattung des Plan B. In einer regenreichen Jahreszeit baut es von Anfang an auf. Ist das Risiko gering, reserviert eine Mietoption mit schriftlich vereinbarter Abrufzeit.
Der Entscheidungszeitpunkt: wer entscheidet wann
Was einen Plan B kippen lässt, ist selten das Wetter — es ist das Zögern. Je länger das Paar wartet, desto länger stehen alle mit zwei halben Aufbauten da. Deshalb werden Zeitpunkt und Entscheider vorab festgelegt.
Die Regel: Es entscheidet die Locationkoordination oder die Hochzeitsplanung, nicht das Paar; entschieden wird mit dem Eineinhalbfachen der Umbauzeit Vorlauf; und die Entscheidung wird nicht zurückgenommen. Dauert der Umbau 60 Minuten, fällt die Entscheidung 90 Minuten vor der Trauung.
Schickt diesen einen Satz eine Woche vorher schriftlich an Location und Dienstleister. Nehmt den Entscheidungszeitpunkt als eigene Zeile in den Ablaufplan auf — in unserem Zeitplan für den Hochzeitstag gehört er ans Ende des Getting-ready-Blocks.
Gäste informieren
Verlegt ihr die Trauung, sollten die Gäste das nicht am Eingang erfahren. Baut zwei Kanäle auf: ein Hinweisschild am Eingang und eine einzige kurze WhatsApp- oder SMS-Nachricht. Schreibt die Nachricht vorher und lasst sie als Entwurf liegen; am Tag selbst ist niemand in der Lage zu formulieren. Vorlage: "Hallo! Wegen des Regens findet die Trauung drinnen statt. Gleiche Adresse, am Eingang ist ausgeschildert. Die Uhrzeit bleibt: 16 Uhr." Stellt zusätzlich zwei Personen aus der Familie als Lotsen an den Eingang — die Zahl der Gäste, die an einem Schild vorbeilaufen, ist immer höher als gedacht.
Ein Detail: Regen ruiniert Schuhe und Frisuren. Handtücher und einige Ersatzschirme am Eingang sind nicht nur Komfort, sie schützen auch, wie alle auf den Fotos aussehen.
Regen ist fotografisch kein Verlust
Die am häufigsten geteilten Bilder von Regenhochzeiten entstehen genau durch den Regen: Licht auf nassem Boden unter einem transparenten Schirm, Wasser, das an der Fensterfront herunterläuft, der Sprint zur Tür. Euer Fotograf ist in diesen Momenten bei euch beiden — in den gleichen Minuten stehen aber die lachenden, nass werdenden Gäste, zwei Freundinnen unter einem Schirm und das improvisierte Gruppenfoto im Türrahmen auf keiner Shotlist. Diese Bilder liegen auf den Handys der Gäste.
Genau deshalb lohnt das Sammeln der Gästefotos an einem Wettertag noch mehr: verschiebt sich der Ablauf, verschiebt sich die Fotoabdeckung mit — und die Lücken werden länger. Ein QR-Code auf den Tischen und am Eingang sammelt diese Minuten in einem Album. Damit die Aufnahmen brauchbar werden, teilt vorher unsere Tipps für Hochzeitsfotos mit dem Handy.
Andere Szenarien als Regen
Plant den Plan B nicht nur für Regen. Drei weitere Dinge kippen einen Tag im Freien:
- Hitze: Schattenfläche, Wasserstation und die Option, die Trauung eine Stunde später zu legen. Zwischen 12 und 15 Uhr ist der schwierigste Block im Sommer.
- Wind: Leichte Deko, offene Kerzen und Papiermenükarten funktionieren nicht. Beschwerte Vasen und Laternen sind Plan-B-Ausstattung.
- Kälte: Die Anzahl der Heizstrahler wird pro Gast gerechnet, ein Korb mit Decken und ein Tuch für die Braut sind draußen längst Standard.
Fazit
Der Regenplan ist die unspektakulärste und nützlichste Zeile der ganzen Planung. Drei Punkte genügen: Ausweichfläche und Kosten im Vertrag, Entscheidungszeitpunkt und Entscheider schriftlich, Gästenachricht als Entwurf vorbereitet. Damit verschiebt Regen den Tag um eine Stunde, statt ihn zu ruinieren. Wenn die Planung steht, fehlt nur noch das Sammeln der Bilder: legt euer Event in zwei Minuten an — jedes Foto aus Plan A und Plan B landet im selben Album.