Kurze Antwort: Verschicke deine Hochzeitseinladungen 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit und setze die RSVP-Frist auf 2 bis 3 Wochen vor dem Tag. Wenn viele Gäste anreisen oder die Hochzeit in die Ferien oder in die Hochsaison zwischen Mai und September fällt, zieh beide Termine nach vorne und sichere sie mit einer Save-the-Date-Karte ab. Save the Dates gehen 6 bis 8 Monate vorher raus, bei Gästen aus dem Ausland bis zu einem Jahr. Unten findest du den Zeitplan für jedes Szenario.
Wann verschickst du Save the Dates?
Eine Save-the-Date-Karte ist die Nachricht „bitte den Termin freihalten“. Sie ersetzt die Einladung nicht, hilft den Gästen aber, früh zu planen – Urlaub einzureichen, Hotels zu buchen, Kinderbetreuung zu organisieren. Sie ist ein Retter, wenn viele Menschen von weit her kommen. Die allgemeine Regel:
- Hochzeit in der Nähe: 6 bis 8 Monate vorher.
- Überwiegend Gäste von außerhalb: 8 bis 10 Monate vorher.
- Gäste aus dem Ausland oder Destination Wedding: 10 bis 12 Monate vorher.
Was eine Save-the-Date-Karte genau ist und wie du sie gestaltest, erklären wir im Save-the-Date-Guide. Praktischer Nebeneffekt: Sobald der Termin steht, kannst du ihn mit unserem Hochzeits-Countdown sichtbar machen und mit den Gästen teilen.
Ein Termin, der vor allem anderen kommt: das Standesamt
Bevor du über Karten nachdenkst, brauchst du den Termin beim Standesamt – denn in Deutschland ist nur die Trauung dort rechtlich wirksam. Beliebte Standesämter und begehrte Samstagstermine in der Hochsaison sind oft 6 bis 12 Monate im Voraus vergeben, in manchen Städten früher. Erst wenn dieser Termin fix ist, hat deine Einladung eine Information, die sich nicht mehr ändert. Eine kirchliche oder eine freie Trauung planst du danach um dieses Datum herum.
Wann verschickst du die Haupteinladung?
Die Haupteinladung trägt alle Details – Ort, Uhrzeit, Ablauf, RSVP-Informationen – und geht 6 bis 8 Wochen vorher raus. Zu früh und sie wird vergessen, zu spät und die Gäste können nicht planen. Nach Szenario:
- Standardhochzeit in der Region: 6 bis 8 Wochen vorher.
- Viele anreisende Gäste: 8 bis 10 Wochen vorher, damit Hotelzimmer und Zugtickets noch machbar sind.
- Hochzeit im Ausland: 12 Wochen, also etwa drei Monate vorher.
- Hochsaison, Schulferien oder Feiertage: zwei Wochen früher als der Standard.
Denk beim Druck an die Wege: Layout, Korrektur, Druckerei und Versand fressen bei gedruckten Karten schnell drei bis vier Wochen. Das heißt, du musst mit dem Text zwei Monate vor dem gewünschten Versandtag fertig sein.
Wann sollte die RSVP-Frist liegen?
Deine endgültige Personenzahl erfährst du nur über die Rückmeldungen, und Location, Catering und Sitzplan hängen daran. Setze die RSVP-Frist auf 2 bis 3 Wochen vor der Hochzeit – ein paar Tage vor dem Datum, an dem dein Caterer die verbindliche Zahl braucht.
Die Zahl auf deiner Einladungsliste ist nicht die Zahl, die am Ende an den Tischen sitzt. Ein Teil der Eingeladenen sagt ab, und wie groß dieser Teil ist, erfährst du nur mit einer klaren Frist und einer Antwortmöglichkeit, die niemanden überfordert. Rückmeldungen auf Papier zu sammeln ist mühsam – deshalb nutzen viele Paare heute eine digitale Einladung mit QR-Code und sehen alle Zusagen live auf einem Bildschirm.
Wenn deine Gästeliste noch nicht steht, hilft dir unser Leitfaden Gästeliste für die Hochzeit erstellen, der die Personenzahl aus Budget und Kapazität herleitet.
Wie eine digitale Einladung den Zeitplan entspannt
Bei einer gedruckten Einladung kosten Druck und Postweg Wochen, und du musst deinen Versandtermin dadurch nach vorne ziehen. Mit einer digitalen Hochzeitseinladung mit QR-Code lieferst du die Einladung mit einem Tipp aus, änderst Details jederzeit – die verschobene Uhrzeit, die neue Anfahrtsbeschreibung – und siehst Zusagen sofort. Viele Paare kombinieren beides: eine gedruckte Karte für Großeltern und Trauzeugen, die digitale Version für alle anderen.
Der Zeitplan auf einen Blick
- 12 bis 6 Monate vorher: Standesamt-Termin sichern, danach Save the Dates verschicken.
- 6 bis 8 Wochen vorher: Haupteinladung.
- 2 bis 3 Wochen vorher: RSVP-Frist.
- 1 Woche vorher: freundlich bei allen nachfassen, die nicht geantwortet haben.
Fazit
Das Herz des Einladungs-Timings sind zwei Daten: Einladungen 6 bis 8 Wochen vorher raus, RSVP 2 bis 3 Wochen vorher schließen. Bei anreisenden Gästen ziehst du beides nach vorne und ergänzt eine Save-the-Date-Karte. Digital wird dieser Zeitplan deutlich nachsichtiger. Und wenn du dieselbe Leichtigkeit für die Fotos deines Hochzeitstags willst: Ein einziger QR-Code auf den Tischen lässt deine Gäste jedes Bild in ein Album laden, ohne eine App zu installieren – hier siehst du, wie das funktioniert.