Respuesta rápida: el alojamiento de los invitados que vienen de fuera lo organizáis vosotros y lo paga cada invitado; si vais a hacerlo de otra manera, decidlo por escrito y pronto. Vuestro trabajo no es pagar habitaciones, sino acortar la búsqueda: dos o tres hoteles cerca del lugar de la boda, en niveles de precio distintos, en un solo mensaje. Lo que agobia a quien viaja no es el precio, es la incertidumbre.
El alojamiento de invitados empieza con tres preguntas
Contestadlas antes de llamar a ningún hotel: de ellas depende qué hotel os sirve.
- ¿Quién paga? Por defecto, cada invitado paga su habitación. Si hay un grupo al que sí queréis invitar (familia directa, damas y padrinos, mayores que vienen de lejos), decídselo a ellos directamente en vez de decidirlo entre vosotros y callarlo. El problema más habitual es un invitado intentando reservar sin saber si le corresponde pagar.
- ¿Cuántas habitaciones? El número sale de la parte de fuera de vuestra lista de invitados, no de la lista entera. Contad habitaciones, no personas: las parejas comparten una, cada amigo que viene solo necesita la suya y las familias con niños suelen pedir cama supletoria.
- ¿Cuántas noches? Una noche casi nunca basta. Una boda que termina tarde se convierte en segunda noche para quien no quiere conducir de madrugada. Al pedir precio al hotel, decid también cuántas noches: un precio sin eso no significa nada.
Un bloqueo de habitaciones es un compromiso, no una reserva
Los hoteles bloquean habitaciones para bodas: un número de habitaciones, guardadas hasta una fecha, normalmente con tarifa reducida. Bajo ese mismo nombre conviven dos contratos muy distintos. Uno es el bloqueo sin compromiso: os guardan las habitaciones y, si no se ocupan, no debéis nada. El otro es el bloqueo garantizado: pagáis las habitaciones que nadie reserve. Esa diferencia es la línea más desagradable que puede aparecer en el presupuesto después de firmar.
Antes de aceptar un bloqueo, una sola pregunta lo resuelve todo: si las habitaciones no se ocupan, ¿la factura es mía?
Pedid por escrito otras dos cosas: la fecha de liberación (el día en que las habitaciones sin reservar vuelven a la venta) y el plazo de cancelación por invitado (hasta cuándo puede cancelar sin coste). Anotad la fecha de liberación también en vuestro calendario: un único recordatorio enviado una semana antes evita todas las llamadas posteriores que empiezan con "el hotel me dice que está lleno". Estas cláusulas se leen igual que el resto del papeleo con proveedores, y eso está en el artículo sobre contratos de proveedores.
La información va con el save the date, no con la invitación
Dejar los hoteles para la invitación llega tarde. Quien viaja mira vuelos y habitaciones mucho antes de confirmar asistencia, así que el alojamiento acompaña al save the date; la invitación solo lo recuerda.
Seis líneas en un mismo sitio responden casi todas las preguntas que os harían:
- Nombres de hoteles en distintos niveles de precio: uno alto, uno medio y uno económico.
- El nombre del bloqueo o el código que hay que mencionar al reservar.
- La fecha de liberación, como fecha concreta, no como "pronto".
- Distancia hasta el lugar de la boda y tiempo real de trayecto.
- Los horarios del autobús si lo hay; y si no lo hay, escribirlo claramente.
- A quién preguntar: un nombre y un teléfono.
Esa última línea es la que más se olvida. El teléfono que suene el día de la boda no debe ser el vuestro: designad a un familiar o a alguien del equipo de organización como contacto de alojamiento.
Alojamiento y transporte son la misma cadena
Dónde duermen los invitados decide cómo se mueven. Si no traen coche, ir del hotel al lugar de la boda y volver de madrugada es parte de vuestro plan. Lo que siempre se olvida es la vuelta: se organiza la ida, no el regreso de noche, y no hay taxis. Poned dos regresos: uno cuando termina el banquete y otro al final real de la fiesta. El plan completo está en el artículo sobre transporte para invitados.
Medid la distancia por el tráfico del día y la hora de la boda, no por el mapa. Un hotel que parece cerca no lo es si salir del centro un sábado por la tarde cuesta una hora.
Las necesidades especiales se preguntan al reservar
Algunos invitados no se apañan con una habitación estándar, y si nadie lo pregunta al reservar, la mañana de la boda ya no tiene solución:
- Planta baja o ascensor para quien no puede con las escaleras.
- Cuna y desayuno temprano para familias con bebés.
- Si la recepción está atendida las veinticuatro horas, para quien llega de noche.
- Entrada anticipada para quien viene de lejos y tiene que estar listo por la tarde.
La bienvenida y la mañana siguiente
Quien viaja no viene a una boda: viene dos o tres días. Dos de esos días quedan vacíos si no se piensan: la tarde de llegada y la mañana siguiente. Ninguno necesita programa; basta una hora y un sitio en el hall del hotel para la primera, y un desayuno largo donde despedirse para la segunda.
Ninguno de esos dos momentos está en el contrato del fotógrafo. El fotógrafo cubre unas horas concretas de un día; los primeros abrazos en el hall, las esperas y el desayuno del día siguiente viven solo en los móviles de los invitados, y ahí se quedan olvidados. Un álbum con código QR abierto antes de que llegue nadie reúne esos días en un mismo sitio, sin que los invitados instalen ninguna aplicación y con un único código que escanear.
Conclusión
El alojamiento de invitados no es una búsqueda de hoteles: es una decisión de tres líneas. Quién paga, qué pasa si el bloqueo no se llena y quién recibe la información y en qué fecha. Con eso escrito, lo demás se sostiene solo. Añadid el enlace del álbum al mismo mensaje de los hoteles, para que cada foto desde la llegada hasta el último desayuno caiga en la misma galería. Mirad cómo funciona.