Resposta curta: o coquetel de casamento é o bloco de 45-60 minutos entre a cerimônia e o jantar. Para funcionar, precisa de três coisas: um espaço que não seja o salão do jantar, um copo na mão de cada convidado poucos minutos depois de chegar e um anfitrião com nome, porque os noivos passam quase toda essa hora com o fotógrafo. Com essas três resolvidas, o resto (canapés, música, cadeiras) é detalhe. Abaixo está como planejar cada parte e como encerrar na hora.
Para que serve o coquetel
É a única parte do dia sem programação. A cerimônia tem uma ordem, o jantar tem mapa de mesas, a festa tem DJ. O coquetel existe para os convidados cumprimentarem vocês, encontrarem os amigos e terem algo na mão enquanto o espaço transforma a área da cerimônia em área de jantar e o fotógrafo faz as fotos do casal e da família. Se vocês planejam como "o intervalo", parece um intervalo. Se planejam como uma recepção curta, em pé e com anfitrião, costuma ser a parte de que os convidados lembram com mais carinho, porque é o único momento em que de fato conversam entre si.
Onde ele entra no dia está no cronograma do dia do casamento; este guia trata só dessa hora.
Quanto deve durar o coquetel
Planeje 45-60 minutos e trate 90 como teto. Com menos de 45 as fotos de família não cabem e os convidados são chamados antes de terminar o primeiro copo. Com mais de 90 o espaço fica barulhento, a bebida passa na frente da comida e a energia que vocês querem para a primeira dança acaba antes do jantar. A duração é definida por duas coisas: quanto tempo leva a lista de fotos de família (escreva, veja a lista de fotos de família) e quanto tempo o espaço precisa para virar o salão. Peça esse tempo por escrito e defina o coquetel como o maior dos dois mais 15 minutos de folga.
O coquetel atrasa por um único motivo: ninguém escreveu a que horas terminam as fotos dos noivos. Dê ao fotógrafo um horário de fim, não de início.
Onde fazer
- Não no salão do jantar. Se os convidados estão em pé entre as mesas, a equipe não consegue montar e o salão não surpreende quando as portas abrem.
- Perto da cerimônia. Um terraço, um jardim, um foyer ou a área do bar. Se o convidado precisa andar ou dirigir, a hora começa atrasada e aos pedaços.
- Pensando no clima. No verão brasileiro, de dezembro a fevereiro, sombra, água e ventilação; uma opção coberta nos meses de chuva e um plano B escrito.
- Cadeiras para um terço dos convidados. O resto fica em pé, mas avós, gestantes e quem está com criança no colo precisam de cadeira sem pedir.
- Uma única direção clara. Uma placa de boas-vindas ou alguém da equipe na saída da cerimônia para ninguém voltar ao estacionamento. O que escrever nela está no guia da placa de boas-vindas.
Comida e bebida que funcionam em pé
A regra do coquetel é uma mão só: o convidado segura um copo, então todo o resto é comido sem prato e sem garfo. Dois ou três canapés pequenos passando em bandeja, uma ou duas estações de autosserviço (queijos, frutas, algo regional) e nada que pingue. Quantidades moderadas: isto não é a refeição, e o convidado que se enche aqui deixa no prato o jantar que vocês pagaram. O buffet terá um pacote padrão de coquetel; pergunte o que inclui e quanto custa por pessoa antes de acrescentar algo. Como esses preços são montados está no guia de menu de casamento.
Na bebida, o primeiro copo importa mais do que o bar completo. Tenha uma bandeja pronta na entrada para que o primeiro e o centésimo convidado tenham algo na mão em dois minutos. Água e uma ou duas opções sem álcool devem estar tão visíveis quanto o espumante; quem não bebe não deveria precisar pedir. Se vocês vão ter um drink assinatura, limite a um ou dois: uma carta longa trava o bar e a fila vira o coquetel.
Quem recebe enquanto vocês não estão
Esta é a decisão que a maioria dos casais pula. Vocês vão estar com o fotógrafo a maior parte da hora, então outra pessoa precisa ser o anfitrião: receber, apontar o bar, apresentar as duas famílias e notar a tia que está sozinha. Escolham uma pessoa por lado (pais, padrinhos ou madrinhas que conheçam a maioria dos rostos) e avisem antes do dia. Deem três tarefas: receber, apresentar e levar todo mundo para dentro quando o jantar for anunciado.
Mantenham o entretenimento leve. Música de fundo que deixe conversar, talvez uma mesa de livro de assinaturas ou um cantinho de fotos; nada de brincadeira que precise dos noivos nem de discursos, que ficam para o jantar. Se quiserem dar algo para os convidados fazerem, em brincadeiras para casamento há opções sem microfone.
Encerrar na hora
- Escrevam o horário de fim no cronograma e entreguem ao espaço, à banda ou DJ e ao fotógrafo.
- Terminem as fotos dez minutos antes de chamar para o jantar, para os noivos entrarem com os convidados, não depois deles.
- Movam as pessoas em uma única chamada. Um aviso claro e a equipe abrindo as portas; um segundo copo oferecido nesse momento deixa todo mundo onde está.
- Fechem o bar por cinco minutos durante a passagem. Nada esvazia um terraço mais rápido.
A hora da qual vocês não terão fotos
Durante quase todo o coquetel o fotógrafo está com vocês, e é o certo: as fotos de família são o trabalho dele. Mas essa é também a hora em que os convidados estão relaxados, com um copo na mão, em pé e com boa luz, e quase todos estão com o celular na mão. Essas fotos, as duas avós se conhecendo, a mesa dos colegas se formando antes de existirem mesas, ficam nos celulares dos convidados se vocês não derem um lugar para onde enviá-las. Um QR code no bar, na mesa de recepção e nas mesas altas manda cada foto para um álbum compartilhado na mesma noite; veja como funciona sem ninguém instalar aplicativo.
Conclusão
Planejem o coquetel como uma recepção curta em pé com anfitrião, não como sala de espera: 45-60 minutos, espaço próprio, copo em dois minutos, comida de uma mão só, um anfitrião com nome de cada lado e um horário de fim escrito para as fotos. Depois deixem os convidados tirar as fotos em que vocês não podem aparecer. Crie o álbum do casamento e o QR code fica pronto para imprimir para o bar antes do grande dia.