Resposta rápida: a hospedagem dos convidados que vêm de fora quem organiza são vocês e quem paga é cada convidado; se for diferente disso, avisem por escrito e cedo. O trabalho de vocês não é pagar diárias, é encurtar a busca: dois ou três hotéis perto do local da festa, em faixas de preço diferentes, numa única mensagem. O que aperta quem viaja não é o preço, é a indefinição.
Hospedagem de convidados começa com três perguntas
Respondam antes de ligar para qualquer hotel: é disso que depende qual hotel serve.
- Quem paga? O padrão é cada convidado pagar o próprio quarto. Se há um grupo que vocês querem bancar (família próxima, padrinhos, parentes idosos que vêm de longe), digam isso a essas pessoas em vez de decidir entre vocês e não contar. O problema mais comum é o convidado tentando reservar sem saber se cabe a ele pagar.
- Quantos quartos? O número sai da parte de fora da cidade da sua lista de convidados, não da lista inteira. Contem quartos, não pessoas: casais dividem um, cada amigo que vem sozinho precisa do seu, e famílias com crianças pequenas quase sempre pedem cama extra.
- Quantas noites? Uma noite raramente basta. Festa que termina tarde vira segunda noite para quem não quer pegar estrada de madrugada. Ao pedir preço, digam também quantas noites — preço sem isso não quer dizer nada.
Bloqueio de quartos é compromisso, não reserva
Hotéis seguram bloqueios de quartos para casamentos: uma quantidade de quartos, guardada até uma data, normalmente com tarifa menor. Sob esse mesmo nome existem dois contratos bem diferentes. Um é o bloqueio sem garantia: os quartos ficam reservados e, se ninguém pegar, vocês não devem nada. O outro é o bloqueio garantido: vocês pagam os quartos que sobrarem. Essa diferença é a linha mais desagradável que entra num orçamento depois da assinatura.
Antes de aceitar um bloqueio, uma pergunta resolve tudo: se os quartos não forem ocupados, a conta vem para mim?
Peçam por escrito mais duas coisas: a data de liberação (o dia em que os quartos não reservados voltam a ser vendidos) e o prazo de cancelamento por convidado (até quando ele cancela sem custo). Coloquem a data de liberação também na agenda de vocês: um único lembrete enviado uma semana antes evita todas as ligações que começam com "o hotel disse que está lotado". Essas cláusulas se leem como o resto do contrato com fornecedores — está no artigo sobre contratos de fornecedores.
A informação vai com o save the date, não com o convite
Deixar o hotel para o convite é tarde demais. Quem vem de fora pesquisa passagem e quarto muito antes de confirmar presença, então a hospedagem acompanha o save the date; o convite apenas relembra.
Seis linhas num lugar só respondem quase tudo que perguntariam a vocês:
- Nomes de hotéis em faixas diferentes: um mais caro, um intermediário, um econômico.
- O nome do bloqueio ou o código a mencionar na reserva.
- A data de liberação, como data mesmo, não como "em breve".
- Distância até o local e o tempo real de deslocamento.
- Horários do transfer, se houver; e, se não houver, escrito com todas as letras.
- Com quem falar: um nome e um telefone.
Essa última linha é a mais esquecida. O telefone que toca no dia do casamento não pode ser o de vocês: definam um parente ou alguém da assessoria como contato de hospedagem.
Hospedagem e transporte são a mesma corrente
Onde os convidados dormem decide como eles circulam. Sem carro, ir do hotel à festa e voltar de madrugada é parte do plano de vocês. O que sempre falta é a volta: a ida é organizada, o retorno da madrugada não, e não aparece carro de aplicativo. Coloquem duas voltas — uma quando a festa formalmente acaba e outra no fim de verdade. O plano completo está no artigo sobre transporte para convidados.
Meçam a distância pelo trânsito do dia e do horário do casamento, não pelo mapa. Hotel que parece perto não é perto se sair do centro no sábado à noite leva uma hora.
Necessidades específicas se perguntam na reserva
Alguns convidados não são atendidos por um quarto padrão, e se ninguém perguntar na reserva não há solução na manhã do casamento:
- Térreo ou elevador para quem não sobe escada.
- Berço e café da manhã cedo para famílias com bebê.
- Se a recepção funciona 24 horas, para quem chega de madrugada.
- Check-in antecipado para quem vem de longe e precisa estar pronto à tarde.
A recepção de chegada e a manhã seguinte
Quem viaja não vem para uma festa: vem para dois ou três dias. Dois desses dias ficam soltos se ninguém pensar neles: a noite da chegada e a manhã seguinte. Nenhum precisa de programação: um horário no lobby do hotel resolve o primeiro, e um café da manhã longo, onde dá para se despedir, resolve o segundo.
Nenhum desses momentos está no contrato do fotógrafo. Ele cobre horas determinadas de um dia; os primeiros abraços no lobby, a espera e o café da manhã seguinte existem só no celular dos convidados, e é lá que são esquecidos. Um álbum com QR code aberto antes de a primeira pessoa chegar junta esses dias num lugar só, sem ninguém instalar aplicativo e com um único código para escanear.
Conclusão
Hospedagem de convidados não é busca de hotel: é uma decisão de três linhas. Quem paga, o que acontece se o bloqueio não encher e quem recebe a informação em que data. Com isso escrito, o resto anda sozinho. Coloquem o link do álbum na mesma mensagem dos hotéis, para que cada foto da chegada até o último café da manhã caia na mesma galeria. Veja como funciona.