Resposta rápida: não existe uma porcentagem universal de convidados que faltam no casamento. Os números que circulam por aí descrevem o casamento de outra pessoa, não o seu. Quantos convidados faltam depende da distância, da data, do dia da semana, do costume da sua família e de quão próximo cada convidado é de vocês. O caminho confiável é dividir a lista em grupos, estimar cada grupo com sinceridade e trocar essas estimativas pela confirmação de presença real antes de fechar o número com o buffet.
Por que não existe uma taxa única
Dois casais que mandam o mesmo número de convites podem ter festas bem diferentes. O que mais mexe no número:
- Distância e viagem: o amigo do bairro e a tia que precisa de avião e hotel não têm a mesma chance de ir.
- Data e estação: feriado prolongado, Carnaval, férias de janeiro ou um sábado de dezembro, no auge do verão, mudam a presença para cima ou para baixo.
- Dia da semana: casamento na sexta à tarde exige que muita gente saia mais cedo do trabalho.
- Proximidade: pais e irmãos vão quase com certeza; o colega com quem você mal conversa é um talvez de verdade.
- Crianças: se a festa não inclui crianças, alguns pais não vão ter com quem deixá-las.
- Custo para o convidado: passagem, hospedagem, roupa e presente pesam, principalmente em casamento na praia ou em outra cidade.
- Costume da família: em algumas famílias todo mundo confirma direitinho; em outras, a pessoa não responde e aparece, às vezes com acompanhante.
Como estimar o seu número por grupos
Em vez de aplicar uma taxa à lista inteira, separe os convidados em grupos. Se a lista ainda não está pronta, comece pelo nosso guia da lista de convidados do casamento.
- Grupo 1, certos: pais, irmãos, avós que podem viajar, padrinhos.
- Grupo 2, próximos e na cidade: amigos íntimos e família que mora perto.
- Grupo 3, quem viaja: quem precisa de avião ou pernoite.
- Grupo 4, círculo amplo: colegas de trabalho, amigos dos pais, acompanhantes que vocês mal conhecem.
O exemplo abaixo usa uma lista inventada. As porcentagens são palpites do casal, não estatística.
Apenas um exemplo: Ana e Lucas convidam 200 pessoas. O grupo 1 tem 40 e eles esperam os 40. O grupo 2 tem 90 e eles chutam uns 80. O grupo 3 tem 40 parentes do Nordeste e eles chutam uns 24. O grupo 4 tem 30 e eles chutam uns 18. A estimativa fica perto de 162, então orçam para 165 enquanto as confirmações chegam.
Faça a conta numa versão otimista e numa pessimista. A diferença entre as duas é o risco que vocês estão carregando, e dá para comparar os dois cenários na nossa calculadora de orçamento de casamento.
Prazo da confirmação de presença e cobrança
A estimativa é só uma ponte até as respostas reais. Coloque o prazo de confirmação de presença uma ou duas semanas antes da data em que o buffet pede o número final. Facilite: um link ou um QR code para confirmação de presença rende muito mais respostas do que pedir que liguem.
Quando o prazo passar, mande mensagem pessoalmente para quem não respondeu. Sem resposta não é sim: conte como desconhecido. Com as respostas em mãos, siga para o mapa de mesas e o controle do RSVP.
Número garantido do buffet e mínimo do espaço
Aqui a estimativa vira dinheiro. A maioria dos buffets pede um número garantido de convidados alguns dias antes e cobra por ele mesmo que falte gente. Muitos espaços também têm mínimo de convidados ou de consumo. As regras variam muito, então pergunte e coloque no contrato:
- Até quando passamos o número final, e dá para reduzir depois?
- Dá para incluir convidados de última hora, e por quanto?
- Existe mínimo de pessoas ou de valor?
- Como contam crianças e fornecedores?
A lista B
Se a estimativa ficou bem abaixo da capacidade, uma lista B ajuda a completar. Mandem os convites principais cedo e, conforme chegarem as recusas, convidem a partir de uma segunda lista já pronta. Façam isso com antecedência, bem antes do prazo, para ninguém se sentir convidado de última hora.
Quem falta no dia
Mesmo com tudo confirmado, alguém vai faltar por doença, trânsito ou um imprevisto com os filhos. Não tentem compensar convidando a mais. Combinem com o buffet como lidar com alguns lugares vazios e deixem o mapa de mesas um pouco flexível.
O número final também diz quantos cartões QR imprimir
Sabendo quantos convidados vêm, vocês sabem também quantos cartões de mesa e plaquinhas precisam para o compartilhamento de fotos. Com o Wedding Memento, os convidados escaneiam um QR code e enviam as fotos para um único álbum, sem baixar aplicativo. Regra prática: um cartão por mesa e alguns na entrada e no bar.
Conclusão
Não existe taxa mágica, existe a sua lista. Divida em grupos, estime cada um com sinceridade, defina um prazo firme de confirmação e deixe as regras do buffet por escrito. Com o número fechado, crie o seu evento e imprima exatamente os cartões QR que as suas mesas precisam.