Hochzeitsvertrag: Worauf bei Dienstleistern achten?

Kurze Antwort: Ein Hochzeitsvertrag schützt Sie an drei Stellen — beim Termin (sind Tag und Uhrzeit verbindlich, und was passiert bei Absage oder Verschiebung durch eine der Seiten), beim Leistungsumfang (was genau, wie viele Stunden, wie viele Personen, welche Lieferungen bis wann) und beim Geld (Anzahlung, Zahlungsplan, was erstattet wird). Ob Location, Fotograf, DJ oder Hochzeitsplaner: Lesen Sie jeden Vertrag auf dieselben fünf Punkte — Datum, Uhrzeit und Ort; Leistungsumfang; Preis und Zusatzkosten; Storno und Verschiebung; Lieferung und Rechte. Eine Regel gilt für alles: Was nicht schriftlich festgehalten ist, existiert nicht.

Ein Angebot ist kein Vertrag

Die meisten Paare lesen im Verkaufsgespräch das Angebot und sehen den Vertrag erst am Tag der Unterschrift. Es sind zwei verschiedene Dokumente: Das Angebot beschreibt, was der Dienstleister verkaufen möchte, der Vertrag legt fest, wozu er sich verpflichtet. Alles, was im Gespräch gesagt wurde — „der zweite Fotograf ist dabei", „das Licht für die Tanzfläche übernehmen wir", „bei Regen öffnen wir das Foyer" — wurde aus Sicht des Dienstleisters nie gesagt, wenn es nicht im Vertrag steht. Listen Sie deshalb vor der Unterschrift jede mündliche Zusage auf und lassen Sie sie als Anlage aufnehmen. Auch jede Änderung nach der Unterschrift erfolgt schriftlich; E-Mail gilt vielerorts als Schriftform, am sichersten ist aber eine einzeilige Klausel, die genau das festhält.

Die fünf Klauseln, die in jedem Vertrag geprüft werden

1. Datum, Uhrzeit und Ort. Nicht nur der Hochzeitstag: Wie viele Stunden vorher beginnt der Aufbau, wann endet die Leistung, was kostet die Überstunde. Bei der Location die früheste Aufbauzeit und die verbindliche Sperrstunde; beim Fotografen die Stunde, in der die Begleitung beginnt, und der Moment, in dem sie endet.
2. Leistungsumfang mit Namen und Zahlen. Nicht „das Studio", sondern der Name des Fotografen, der kommt; nicht „das Team", sondern wie viele Personen; nicht „das Menü", sondern welche Menüvariante und was jeder Gast bekommt. Der Umfang braucht Zahlen statt Adjektive: wie viele Stunden, Personen, Fotos, Filmminuten.
3. Preis, Zahlungsplan und Liste der Zusatzkosten. Die Gesamtsumme, was wann fällig ist und was nicht enthalten ist: Anfahrt, Übernachtung, Überstunden, Servicepauschale, Steuern. Haben die Extras im Vertrag keinen Einzelpreis, lässt sich am Hochzeitstag nichts mehr verhandeln.
4. Storno und Verschiebung. Wird die Anzahlung erstattet, wie viel wird bei Absage bis zu welchem Datum einbehalten, und wird bei Verschiebung das Gezahlte auf den neuen Termin übertragen? Am häufigsten vergessen wird die Gegenrichtung: Was, wenn der Dienstleister absagt? Die Pflicht, gleichwertigen Ersatz zu stellen, und eine Erstattungsfrist gehören in den Text.
5. Lieferung und Rechte. Wann Fotos und Film geliefert werden, in welchem Format, wie viele bearbeitete Bilder; wie lange der Dienstleister die Dateien aufbewahrt; ob er die Bilder im Portfolio nutzen darf und ob Sie widersprechen können.

Zusätzliche Prüfpunkte im Location-Vertrag

Der Location-Vertrag ist der längste und teuerste; wie der Preis zustande kommt, erklären wir in Hochzeitslocation-Preise. Achten Sie im Vertrag vor allem auf: die Mindestpersonenzahl und das letzte Datum, bis zu dem sie geändert werden kann (danach zahlen Sie auch für Gäste, die nicht kommen); Umfang und Endzeit der Getränkepauschale; den Stundensatz für Überstunden; die Fremddienstleister-Regelung (dürfen Sie eigenen Fotografen, eigene Torte oder eigenen DJ mitbringen, und kostet das extra); ob Tische, Stühle, Ton- und Lichttechnik enthalten sind. Bei Locations im Freien braucht die Schlechtwetter-Alternative eine eigene Klausel: welcher Raum, für wie viele Gäste, wer entscheidet und wann. Wie man das aufsetzt, steht in unserem Schlechtwetter-Plan B.

Zusätzliche Prüfpunkte bei Fotograf und Videograf

Die Fragen für die Fotografenwahl haben wir in Hochzeitsfotograf finden gesammelt; der Vertrag ist die schriftliche Fassung dieser Antworten. Die Checkliste:

• Der Name der fotografierenden Person, wer im Krankheitsfall einspringt und die Zusage, dass der Ersatz gleichwertig ist.
• Die Begleitung in Stunden und ob ein zweiter Fotograf enthalten ist.
• Lieferfrist und Anzahl der bearbeiteten Bilder; ob RAW-Dateien herausgegeben werden. In der Branche kann die Lieferung Wochen oder Monate dauern — eine realistische Erwartung vermittelt Wie lange dauern Hochzeitsfotos.
• Wie lange der Dienstleister die Dateien aufbewahrt und wie er sichert (ein Fotograf, der auf eine einzige Speicherkarte fotografiert, ist ein Risiko, egal was im Vertrag steht).
• Nutzungsrechte für Portfolio und soziale Medien; wenn Sie das nicht möchten, lassen Sie es festhalten — die meisten Fotografen stimmen zu.
• Beim Film: Länge des Highlight-Videos, ob der Langschnitt geliefert wird, wer für Musiklizenzen verantwortlich ist, wie der Ton aufgenommen wird. Details in Hochzeitsvideograf auswählen.

Musik, Planer und Catering: Prüfungen in einer Zeile

DJ oder Band: wer an dem Abend auftritt, namentlich; wessen Technik; die Pausenregelung; der Überstundensatz; wie die Datei für den Eröffnungstanz übergeben wird. Falls Sie noch überlegen: DJ oder Band. Hochzeitsplaner: welche Aufgaben genau übernommen werden, welche Dienstleister in Ihrem Namen gebucht werden und — falls Provisionen von Dienstleistern fließen — dass dies schriftlich offengelegt ist; den Umfang erklären wir in Was macht ein Hochzeitsplaner. Catering: der Stichtag für die endgültige Personenzahl, Ihr Anspruch auf ein Probeessen und der Preis für Kinder- und Dienstleisteressen. Zum Menü selbst: Hochzeitsmenü auswählen.

Ein Vertrag wird nicht für den Tag geschrieben, an dem alles gut geht. Er wird für den Tag geschrieben, an dem der Fotograf krank ist, die Location doppelt gebucht hat oder der Regen alle nach drinnen treibt. Lesen Sie ihn so, als käme dieser Tag.

Die Reihenfolge vor der Unterschrift

1. Beide lesen den gesamten Text inklusive Anlagen; ein Vertrag, den nur eine Person gelesen hat, ist halb gelesen.
2. Jede Zusage aus dem Gespräch auflisten und in den Text aufnehmen lassen.
3. Nicht mit leeren Feldern (Datum, Uhrzeit, Personenzahl) unterschreiben; Lücken werden später gefüllt.
4. Die Anzahlung nachvollziehbar zahlen (Überweisung mit Verwendungszweck) und den Beleg aufbewahren; bei Barzahlung eine unterschriebene Quittung verlangen.
5. Zwei Exemplare unterschreiben, eines behalten. Alle Verträge in einem einzigen Ordner sammeln, auf den beide Zugriff haben.
6. Die Stornofrist jedes Dienstleisters in den Kalender eintragen; Entscheidungen fallen vor diesen Terminen.

Verbraucherrechte unterscheiden sich von Land zu Land; dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Bei Verträgen mit hohen Summen ist es eine kleine Ausgabe neben der Anzahlung, den Text vor der Unterschrift von einer Anwältin oder einem Anwalt lesen zu lassen.

Die Fotos, die kein Vertrag abdeckt

All diese Klauseln legen fest, was der Dienstleister liefert und wann. Das größte Bildarchiv der Hochzeit steht aber in keinem Vertrag: die hunderten Fotos, die Ihre Gäste mit dem Handy machen. Dafür gibt es keine Lieferfrist, keine Nutzungsklausel und keine Anzahlung — weil diese Bilder in den Galerien der Gäste bleiben und die meisten Sie nie erreichen. Ein QR-Code auf dem Tisch schließt genau diese Lücke: Der Gast scannt ihn, lädt noch am selben Abend hoch, was er aufgenommen hat, und Sie sehen am nächsten Morgen die erste Fassung Ihrer Hochzeit, ohne auf den Liefertermin des Fotografen zu warten. Wie das funktioniert, steht auf dieser Seite; das Event anlegen dauert wenige Minuten.

Fazit

Was Sie von einem Hochzeitsvertrag brauchen, ist nicht Länge, sondern Klarheit: Stehen Daten und Uhrzeiten drin, ist der Umfang mit Namen und Zahlen definiert, haben die Extras Einzelpreise, gelten Storno- und Verschiebungsregeln für beide Seiten, sind Lieferfrist und Rechte festgelegt? Diese fünf Punkte sind bei jedem Dienstleister gleich; der Rest ist Branchendetail. Sind die Verträge unterschrieben, bleibt nur eines ungesichert — die Fotos Ihrer Gäste. Dafür braucht es keinen Vertrag, sondern einen QR-Code auf dem Tisch. Legen Sie Ihr Event an und sammeln Sie diese Bilder noch am Hochzeitsabend.