Короткий ответ: проживание иногородних гостей организуют молодожёны, а оплачивает каждый гость сам; если вы решили иначе, скажите об этом заранее и письменно. Ваша задача — не оплатить номера, а сократить поиск: два-три отеля рядом с площадкой, в разных ценовых категориях, одним сообщением. Гостя из другого города напрягает не цена, а неопределённость.
Проживание гостей начинается с трёх вопросов
Ответьте на них до первого звонка в отель — именно от них зависит, какой отель вам подходит.
- Кто платит? По умолчанию каждый гость оплачивает свой номер. Если есть группа, за которую платите вы (близкие родственники, свидетели, пожилые гости издалека), скажите об этом им, а не только друг другу. Самая частая проблема — гость пытается бронировать, не понимая, должен ли он платить.
- Сколько номеров? Цифра берётся не из всего списка гостей, а из его иногородней части. Считайте номера, а не людей: пары занимают один, приезжающие поодиночке друзья — каждый свой, семьям с детьми обычно нужна дополнительная кровать.
- Сколько ночей? Одной ночи почти всегда мало. Свадьба, которая заканчивается поздно, превращается во вторую ночь для всех, кто не хочет выезжать под утро. Называя отелю количество номеров, называйте и количество ночей — цена без этого ничего не значит.
Блок номеров — это обязательство, а не бронь
Отели держат для свадеб блок номеров: определённое количество, до определённой даты, обычно по сниженному тарифу. Под одним названием скрываются два совершенно разных договора. Первый — свободный блок: номера держат за вами, и если их не выкупят, вы ничего не должны. Второй — гарантированный блок: невыкупленные номера оплачиваете вы. Именно эта разница становится самой неприятной строкой, которая попадает в бюджет уже после подписания.
Прежде чем согласиться на блок, всё решает один вопрос: если номера не выкупят, счёт придёт мне?
Письменно зафиксируйте ещё два пункта: дату снятия блока (когда невыкупленные номера возвращаются в свободную продажу) и срок бесплатной отмены для гостя. Дату снятия блока внесите и в свой календарь: одно напоминание за неделю до неё снимает все последующие звонки, начинающиеся со слов «в отеле сказали, мест нет». Эти пункты читаются так же, как остальные договоры с подрядчиками — об этом в статье о договорах с подрядчиками.
Информация уходит с save the date, а не с приглашением
Оставлять отели на приглашение — поздно. Иногородние смотрят билеты и номера задолго до того, как подтвердят участие, поэтому проживание идёт вместе с save the date; приглашение только напоминает.
Шесть строк в одном месте закрывают почти все вопросы, которые вам иначе зададут:
- Названия отелей в разных ценовых категориях: подороже, средний и экономичный.
- Название блока или код, который нужно назвать при бронировании.
- Дата снятия блока — конкретным числом, а не «скоро».
- Расстояние до площадки и реальное время в пути.
- Расписание трансфера, если он есть; если его нет — так и написать.
- Кому задавать вопросы: имя и телефон.
Последнюю строку забывают чаще всего. В день свадьбы звонить должны не вам: назначьте кого-то из родных или из команды организаторов ответственным за проживание.
Проживание и транспорт — одна цепочка
Где гости ночуют, определяет, как они добираются. Без своей машины дорога от отеля до площадки и возвращение ночью — часть вашего плана. Забывают всегда обратную дорогу: трансфер туда продуман, возвращение после полуночи — нет, а такси не находится. Поставьте два рейса: один по формальному окончанию банкета, второй — когда вечер заканчивается на самом деле. Подробно об этом в статье о свадебном транспорте.
Измеряйте расстояние пробками в день и час свадьбы, а не по карте. Отель, который кажется близким, не близкий, если выезд из центра в субботу вечером занимает час.
Особые потребности выясняют при бронировании
Нескольким гостям стандартный номер не подойдёт, и если об этом не спросить при бронировании, утром в день свадьбы это уже не решается:
- Первый этаж или лифт для тех, кому тяжело по лестнице.
- Детская кроватка и ранний завтрак для семей с малышами.
- Работает ли ресепшен круглосуточно — для тех, кто приезжает ночью.
- Ранний заезд для тех, кто после долгой дороги должен быть готов уже днём.
Вечер приезда и утро после
Тот, кто едет издалека, приезжает не на праздник, а на два-три дня. Два из этих дней остаются пустыми, если о них не подумать: вечер приезда и следующее утро. Программы им не нужно: для первого хватит времени и места в лобби отеля, для второго — длинного завтрака, на котором можно попрощаться.
Ни одного из этих моментов нет в договоре с фотографом. Фотограф снимает определённые часы одного дня; первые объятия в лобби, ожидание и завтрак наутро живут только в телефонах гостей и там же забываются. Альбом с QR-кодом, открытый ещё до приезда гостей, собирает эти дни в одном месте — без установки приложения, по одному сканированию кода.
Вывод
Проживание гостей — это не поиск отеля, а решение из трёх строк: кто платит, что будет, если блок не заполнится, и кто получит информацию и к какой дате. Если эти три пункта записаны, остальное держится само. Добавьте ссылку на альбом в то же сообщение, где вы пишете про отели, — тогда каждый кадр от приезда до последнего завтрака попадёт в одну галерею. Посмотрите, как это работает.