Kısa cevap: davetlilerin kaçının düğüne geleceğini söyleyen evrensel bir oran yok. İnternette dolaşan yüzdeler başka birinin düğününü anlatır, sizinkini değil. Gelen kişi sayısı; mesafeye, tarihe, haftanın gününe, çevrenizin davet kültürüne ve misafirin size ne kadar yakın olduğuna göre değişir. En sağlam yol, listeyi gruplara ayırıp her grubu ayrı tahmin etmek, sonra bu tahminleri salonla son sayıyı kesinleştirmeden önce gerçek LCV cevaplarıyla değiştirmektir.
Neden tek bir katılım oranı yok?
Aynı sayıda davetiye dağıtan iki çift bambaşka kalabalıklarla karşılaşabilir. Sayıyı en çok etkileyen şeyler şunlar:
- Mesafe ve yol: aynı mahalledeki komşuyla uçakla gelmesi gereken akraba aynı ihtimalde değil.
- Tarih ve mevsim: bayram arifesi, okul tatili, yaz sezonu katılımı iki yönde de değiştirebilir.
- Hafta içi mi hafta sonu mu: perşembe akşamı düğünü, misafirden izin almasını ister.
- Yakınlık: anne baba ve kardeşler neredeyse kesin; yılda iki kez gördüğünüz iş arkadaşı gerçek bir belki.
- Çocuklar: çocuksuz düğünde bazı ebeveynler bakıcı bulamadığı için gelemez.
- Misafire maliyeti: yol, otel, kıyafet ve takı ya da hediye bütçesi özellikle şehir dışı düğünlerde belirleyici olur.
Türkiye'de açık davet kültürü ve LCV
Bizde düğün çoğu zaman bir mahalle, bir köy, bir aşiret meselesidir. Davetiye "herkes gelsin" anlamına gelir, babanın iş çevresi, annenin komşuları, köyden gelenler listeye hiç yazılmadan salona girebilir. Bu yüzden Türkiye'de sorun genellikle eksik değil fazla misafirdir. Davetiyeye LCV yazmak yaygınlaştı ama birçok misafir hâlâ cevap vermeden gelir. Kalabalık, açık bir düğün yapıyorsanız tahmininizi hem gelmeyecekler hem de habersiz gelecekler için yapın.
Kendi sayınızı gruplarla tahmin edin
Tüm listeye tek bir oran uygulamak yerine misafirleri gruplara ayırın. Listeniz henüz hazır değilse önce düğün davetli listesi nasıl hazırlanır yazımıza bakın.
- 1. grup, kesin: anne baba, kardeşler, nikah şahitleri, yakın akrabalar.
- 2. grup, yakın ve aynı şehirde: yakın arkadaşlar ve şehirdeki aile.
- 3. grup, yoldan gelecekler: başka şehirden veya yurt dışından gelecek akrabalar.
- 4. grup, geniş çevre: iş arkadaşları, ailelerin tanıdıkları, eşli davet edilenler.
Aşağıdaki örnekte liste uydurmadır. Oranlar çiftin kendi tahminidir, istatistik değil; siz kendi çevrenizi tanıyarak karar vermelisiniz.
Sadece örnek: Elif ile Burak 300 kişiye davetiye veriyor. 1. grupta 50 kişi var, hepsini bekliyorlar. 2. grupta 130 kişi var, yaklaşık 115 tahmin ediyorlar. 3. grupta Almanya'daki akrabalarla 60 kişi var, yaklaşık 30 diyorlar. 4. grupta 60 kişi var, yaklaşık 40 diyorlar. Toplam tahmin 235 civarı. Ama babanın davetsiz gelecek arkadaşları için 20 kişilik bir pay da ekliyorlar ve salonla 250 üzerinden konuşuyorlar.
Aynı hesabı iyimser ve kötümser yapın. İki rakam arasındaki fark taşıdığınız riski gösterir. Her iki senaryoyu düğün bütçe hesaplayıcı ile karşılaştırabilirsiniz.
LCV son tarihi ve takip
Tahmin, gerçek cevaplar gelene kadar bir köprüdür. LCV son tarihini salonun ya da catering firmasının son sayı istediği günden bir iki hafta önceye koyun. Cevap vermeyi kolaylaştırın: telefon numarası yazmak yerine bir bağlantı ya da LCV için QR kod çok daha fazla cevap getirir.
Süre dolunca cevap vermeyenleri tek tek arayın veya kısa bir mesaj atın. Cevapsızı "geliyor" saymayın, "bilinmiyor" sayın. Sayılar netleşince oturma planı ve LCV yönetimi adımına geçebilirsiniz.
Salon garantisi ve minimum kişi sayısı
Tahminin paraya döndüğü yer burası. Düğün salonları ve yemekli mekanlar çoğu zaman belli bir tarihte garanti kişi sayısı ister ve daha az kişi gelse de o sayının ücretini alır. Bazı mekanların minimum kişi şartı da vardır. Kurallar mekandan mekana çok değişir; şu soruları sorun ve cevapları sözleşmeye yazdırın:
- Son sayıyı ne zaman vermemiz gerekiyor, sonra düşürebilir miyiz?
- Fazla gelen misafir için kişi başı ücret ne?
- Minimum kişi ya da minimum tutar var mı?
- Çocuklar ve ekip (fotoğrafçı, orkestra) nasıl sayılıyor?
Yedek liste yöntemi
Tahmin kapasitenin altında kalıyorsa yedek liste işe yarar. Ana davetiyeleri erken dağıtın, gelemeyeceğini söyleyenler oldukça hazır tuttuğunuz ikinci listeden davet edin. Zamanlamaya dikkat edin; yedek davetler de son tarihten epey önce gitmeli ki kimse son dakika davet edildiğini hissetmesin.
Düğün günü gelmeyenler
LCV ile onay verenlerin birkaçı da hastalık, trafik ya da çocuk bakımı yüzünden son anda gelemeyebilir. Bunu telafi etmek için fazladan davet etmeye çalışmayın. Salonla birkaç boş sandalyenin nasıl yönetileceğini konuşun, oturma planını biraz esnek tutun.
Son sayı, kaç QR kart basacağınızı da söyler
Kaç kişinin geleceğini bildiğinizde, fotoğraf paylaşımı için kaç masa kartı ve pano gerektiğini de bilirsiniz. Wedding Memento ile misafirler QR kodu okutup fotoğraflarını uygulama indirmeden tek bir albüme yükler. Pratik kural: her masaya bir kart, girişe ve bara birkaç tane.
Sonuç
Sihirli bir katılım oranı yok, sadece sizin listeniz var. Listeyi gruplara ayırın, her grubu dürüstçe tahmin edin, net bir LCV tarihi koyun ve salon kurallarını yazılı alın. Sayı netleşince etkinliğinizi oluşturun ve masalarınıza yetecek kadar QR kart basın.