Kısa cevap: bir düğün sözleşmesi sizi üç noktada korur — tarih (gün ve saat kilitli mi, iptal ya da erteleme olursa ne oluyor), kapsam (tam olarak ne, kaç saat, kaç kişi, hangi teslimatlar, ne zaman) ve para (kapora, ödeme takvimi, neyin iade edildiği). Salon, fotoğrafçı, DJ ya da organizatör olsun, her sözleşmeyi aynı beş madde için okuyun: tarih-saat-yer, kapsam, fiyat ve ek ücretler, iptal-erteleme şartları, teslim süresi ve haklar. Kural tek: yazılı değilse yok demektir.
Teklif sözleşme değildir
Çiftlerin çoğu tedarikçiyle konuşurken teklifi okur, sözleşmeyi imza günü görür. Oysa ikisi farklı belgedir: teklif tedarikçinin ne satmak istediğini anlatır, sözleşme neyi taahhüt ettiğini sabitler. Toplantıda size söylenen "ikinci fotoğrafçı da gelir", "pistin ışığını biz hallederiz", "yağmur olursa fuayeyi açarız" gibi sözler sözleşmede yazmıyorsa tedarikçi açısından hiç söylenmemiştir. Bu yüzden imzadan önce her sözlü vaadi tek tek sayıp ek olarak metne yazdırın. İmzadan sonra yapılan her değişiklik de yazılı olur; çoğu yerde e-posta yazılı sayılır ama bunu da sözleşmeye bir cümleyle koydurmak en güvenlisidir.
Her sözleşmede kontrol edilecek beş madde
- Tarih, saat ve yer. Yalnızca düğün günü değil: hazırlığa kaç saat önce başlanacak, hizmet saat kaçta bitiyor, ek saat ücreti ne. Salon için kurulumun saat kaçta başlayabileceği ve gecenin kaçta bitmesi gerektiği; fotoğrafçı için çekimin hangi saatte başlayıp hangi anda bittiği.
- Kapsam, isimle ve sayıyla. "Stüdyo" değil, o gün gelecek fotoğrafçının adı; "ekip" değil, kaç kişi; "menü" değil, hangi menü seçeneği ve kişi başı içeriği. Kapsamda sıfat yerine rakam olmalı: kaç saat, kaç kişi, kaç fotoğraf, kaç dakika video.
- Fiyat, ödeme takvimi ve ek ücret listesi. Toplam tutar, hangi tarihte ne kadar ödeneceği ve neyin fiyata dahil olmadığı: yol, konaklama, ek saat, servis ücreti, vergi. Ek ücretlerin sözleşmede birim fiyatı yazmıyorsa düğün günü pazarlığı yapılamaz.
- İptal ve erteleme şartları. Kaporanın iade edilip edilmediği, hangi tarihe kadar iptalde ne kadar kesinti olduğu, erteleme durumunda ödenen tutarın yeni tarihe devredilip devredilmediği. En çok atlanan kısım tersi: tedarikçi iptal ederse ne oluyor? Eş değer bir alternatif bulma yükümlülüğü ve iade süresi yazılı olmalı.
- Teslim ve haklar. Fotoğraf ve video ne zaman, hangi formatta, kaç düzenlenmiş kare olarak teslim edilir; dosyalar tedarikçide ne kadar süre saklanır; görüntüler tedarikçinin portföyünde kullanılabilir mi, buna itiraz hakkınız var mı.
Salon sözleşmesinde ayrıca bakılacaklar
Salon sözleşmesi en uzun ve en pahalı olandır; fiyatın nasıl kurulduğunu düğün salonu fiyatları yazısında anlattık. Sözleşmede özellikle şunlara bakın: minimum kişi sayısı ve bu sayının hangi tarihe kadar değiştirilebileceği (o tarihten sonra gelmeyen misafir de ödenir); içecek paketinin kapsamı ve saati; ek saatin birim ücreti; dış tedarikçi izni (kendi fotoğrafçınızı, pastanızı, DJ'inizi getirebiliyor musunuz, getiriyorsanız ek ücret var mı); masa, sandalye, ses ve ışık sisteminin fiyata dahil olup olmadığı. Açık hava salonlarında kötü hava alternatifi ayrı bir madde olmalıdır — hangi alan, kaç kişilik, kararı kim ve ne zaman veriyor. Bunun nasıl kurulduğu yağmur planı yazısında.
Fotoğrafçı ve videocu sözleşmesinde ayrıca bakılacaklar
Fotoğrafçıyı seçerken sorulacak soruları fotoğrafçı seçimi yazısında topladık; sözleşme o soruların cevaplarının yazıya geçmiş halidir. Kontrol listesi:
- Çekimi yapacak kişinin adı ve hastalık gibi bir durumda yerine kimin geleceği, aynı kalitede olacağının taahhüdü.
- Çekim süresi saat olarak ve ikinci fotoğrafçının olup olmadığı.
- Teslim süresi ve teslim edilecek düzenlenmiş kare sayısı; ham dosyaların verilip verilmediği. Sektörde teslim haftalar ya da aylar sürebilir, gerçekçi beklenti için fotoğraflar ne zaman gelir yazısına bakın.
- Dosyaların tedarikçide ne kadar süre saklanacağı ve yedekleme uygulaması (tek kartta çekim yapan fotoğrafçı, sözleşmede ne yazsa yazsın risktir).
- Görüntülerin portföy ve sosyal medyada kullanım hakkı; istemiyorsanız bunu yazdırın, çoğu fotoğrafçı kabul eder.
- Videoda: klip süresi, uzun kayıt teslimi, müzik lisansı sorumluluğu, ses kaydının nasıl alınacağı. Ayrıntı videocu seçimi yazısında.
Müzik, organizasyon ve yemek: tek satırlık kontroller
DJ ya da grup: o gece sahneye kimin çıkacağı isimle, ekipmanın kimden geleceği, mola düzeni, ek saat ücreti ve ilk dans dosyasının nasıl teslim edileceği. Karar aşamasındaysanız DJ mi canlı müzik mi yazısı. Organizasyon firması: tam olarak hangi işleri yaptığı, hangi tedarikçileri onun adına bağladığı ve tedarikçilerden komisyon alıyorsa bunun açıkça yazılması; kapsamı organizasyon firması ne yapar yazısında anlattık. Yemek: kişi sayısının son kez hangi tarihte kesinleşeceği, tadım hakkı, çocuk ve tedarikçi menüsünün fiyatı. Menü seçimi için düğün menüsü yazısı.
Sözleşme her şeyin yolunda gittiği gün için yazılmaz. Fotoğrafçının hastalandığı, salonun aynı güne ikinci rezervasyon aldığı ya da yağmurun herkesi içeri soktuğu gün için yazılır. Metni o gün gelecekmiş gibi okuyun.
İmzadan önce sıra
- Metnin tamamını, ekler dahil, ikiniz de okuyun; tek kişinin okuduğu sözleşme yarım okunmuştur.
- Toplantıda söylenen her vaadi listeleyin ve metne ek olarak yazdırın.
- Boş bırakılmış alan (tarih, saat, kişi sayısı) kalmadan imzalamayın; boşluk sonradan doldurulur.
- Kaporayı izi kalan bir yöntemle ödeyin (açıklamalı banka havalesi) ve dekontu saklayın; nakit ödeme için mutlaka imzalı makbuz alın.
- İki nüsha imzalayın, biri sizde kalsın. Tüm sözleşmeleri ikinizin de erişebildiği tek bir klasörde toplayın.
- Her tedarikçinin iptal kesinti tarihini takvime yazın; kararlar o tarihlerden önce verilir.
Tüketici hakları ülkeden ülkeye değişir; bu yazı hukuki danışmanlık değildir. Yüksek tutarlı sözleşmeler için imza öncesi bir avukata okutmak, kaporanın yanında küçük bir masraftır.
Sözleşmenin kapsamadığı fotoğraflar
Bütün bu maddeler tedarikçinin size ne vereceğini ve ne zaman vereceğini kilitler. Ama düğünün en büyük görüntü arşivi hiçbir sözleşmede yoktur: misafirlerin telefonlarıyla çektiği yüzlerce kare. Onlar için teslim süresi, kullanım hakkı ya da kapora yok — çünkü o fotoğraflar misafirlerin galerisinde kalıyor ve çoğu size hiç ulaşmıyor. Masadaki QR kod tam bu boşluğu doldurur: misafir tarar, çektiğini aynı gece albüme yükler, siz sabah uyandığınızda fotoğrafçının teslimini beklemeden düğünün ilk halini görürsünüz. Nasıl çalıştığı bu sayfada; etkinliği birkaç dakikada buradan oluşturabilirsiniz.
Sonuç
Düğün sözleşmesinde aranan şey uzunluk değil netliktir: tarih ve saatler yazılı mı, kapsam isim ve rakamla tanımlı mı, ek ücretlerin birim fiyatı var mı, iptal ve erteleme iki taraf için de kurallı mı, teslim süresi ve haklar belirli mi. Bu beş madde her tedarikçi için aynıdır; geri kalanı sektörün ayrıntısıdır. Sözleşmeleri kapattıktan sonra tek kilit kalan iş misafir fotoğraflarıdır — onun için de sözleşme değil, masaya konan bir QR kod yeter. Etkinliğinizi oluşturun ve o kareleri düğün gecesi toplamaya başlayın.