Düğün menüsü kararı üç soruya iner ve sıra şaşmaz: servis biçimi, kişi başı hesabı, içecek planı. Yemek listesi en son gelir — çünkü menüyü belirleyen şey tabaktaki yemek değil, o yemeğin nasıl servis edileceği ve programın kaç saat sürdüğüdür. Bütçede en büyük tek kalem burasıdır, ve kişi başı fiyatın içine neyin girdiğini sormadan iki teklifi karşılaştırmak mümkün değildir.
Servis biçimi: her şeyi bu belirliyor
Aynı yemek, üç farklı servis biçiminde üç farklı maliyet, üç farklı süre ve üç farklı atmosfer üretir.
- Masaya servis (tabak servisi) — garson her tabağı masaya getirir. En düzenli ve en şık; süresi en uzun (üç-dört kap yemek rahat iki saat alır) ve garson sayısı en fazla. Oturma planı zorunludur.
- Açık büfe — misafir kendi tabağını alır. Kişi başı maliyeti genelde daha düşük, çeşit daha fazla; ama kuyruk oluşur ve masalar aynı anda boşalır. Kalabalık düğünde en az iki ayrı büfe hattı kurun.
- Kokteyl / ayakta ikram — sandalye sayısı misafir sayısından az, insanlar dolaşır. En canlı atmosfer ve en düşük mekân ihtiyacı; ancak yaşlı misafirler ve çocuklu aileler için oturma alanı ayırmak şart.
- Karma — pratikte en yaygını: karşılamada ayakta kokteyl, sonra masada tek ya da iki kap yemek, en sonda tatlı büfesi. Maliyeti ortalar, kuyruğu dağıtır.
Servis biçimi doğrudan gün akışını değiştirir: masaya servis yapılan bir düğünde ilk dans yemek arasına sıkışır, açık büfede ise program yemekten sonraya kayar. İkisini birlikte planlamak gerekir; saatlerin nasıl kurulduğunu düğün günü akışı yazımızda anlattık.
Kişi başı fiyatın içinde ne var?
Bu, düğün hazırlığında en çok yanlış karşılaştırılan sayıdır. Aynı rakam iki mekânda tamamen farklı şeyler içerir. Teklif isterken şu sekiz kalemi tek tek yazdırın:
- Kaç kap yemek ve hangi çeşitler? Ara sıcak ve tatlı dâhil mi?
- İçecek dâhil mi, hangileri? Sınırsız mı, adet bazlı mı?
- Garson ve servis ücreti fiyatın içinde mi, ayrı yüzde olarak mı ekleniyor?
- Masa örtüsü, peçete, çatal-kaşık ve cam takımı dâhil mi?
- Çocuk menüsü ayrı mı fiyatlanıyor, kaç yaşına kadar ücretsiz?
- Personel (fotoğrafçı, DJ, organizasyon ekibi) için yemek ücretli mi?
- Minimum kişi sayısı var mı? Vermeyeceğiniz kişi sayısı için de ödeme yapıyor musunuz?
- Kesin kişi sayısını en son ne zaman bildirmeniz gerekiyor?
Son iki madde faturayı en çok şaşırtan kalemlerdir. Kesin sayı genelde düğünden 3-7 gün önce kilitlenir ve o sayıdan aşağı inilemez — yani gelmeyen misafirin yemeğini de ödersiniz. Bu yüzden RSVP (LCV) takibi bir nezaket işi değil, doğrudan bir bütçe kalemidir; nasıl yürütüldüğünü düğün bütçesi nasıl hesaplanır yazımızda ele aldık ve kalemleri düğün bütçe hesaplayıcı ile deneyebilirsiniz.
İçecek planı
İçecek, menünün en kolay şişen ve en kolay yanlış hesaplanan tarafıdır. Üç model var ve üçü de yazılı olmalı:
- Sınırsız paket — kişi başı sabit ücret. Bütçeyi öngörülebilir yapar; kalabalık ve uzun programlarda genelde en avantajlısı.
- Adet bazlı (açık hesap) — tüketilen kadar ödeme. Az içen bir davetli grubunda daha ucuza gelir ama fatura düğünden sonra belli olur; üst limit koydurun.
- Dışarıdan getirme — bazı mekânlar izin verir ve karşılığında servis/açma ücreti alır. Kâğıt üzerinde ucuz görünür; servis ücretini hesaplamadan karar vermeyin.
Alkolsüz tarafı da aynı ciddiyetle planlayın: yazın açık havada su ve soğuk içecek tüketimi tahminlerin iki katına çıkar, ve ikram masasında su bitmesi misafirin fark ettiği ilk şeydir. Çay ve kahve servisinin saati de akışa yazılmalı; geç kalan kahve, misafirlerin dağılma saatini erkene çeker.
Tadım: neye bakılır?
Tadım "hangisi lezzetli" sorusunu değil "bu yemek 200 kişi için aynı olur mu" sorusunu cevaplamalıdır. Dört noktaya bakın:
- Sıcaklık. Tadımda tabak mutfaktan üç adım ötede gelir; düğünde otuz metre öteden gelir. Şefe sorun: bu yemek 200 tabak servis edildiğinde nasıl sıcak kalıyor?
- Bekleyince ne oluyor? Kızartma ve ince et bekledikçe kaybeder; güveç ve fırın yemekleri kalabalıkta daha güvenilirdir. Menüyü buna göre kurun.
- Aynı ekip mi gelecek? Tadımı yapan şef düğün günü mutfakta olacak mı — bu soruyu sormak, tadımın anlamını belirleyen şeydir.
- Porsiyon büyüklüğü. Tadımda porsiyonlar cömert gelir. Düğün günü servis edilecek gram miktarını yazılı isteyin.
Özel diyetler ve alerjenler
Bu, RSVP formuna bir satır eklemekle çözülen ama çoğu zaman atlanan bir konudur. Davetiyede ya da RSVP formunda tek bir soru sorun: "özel bir beslenme ihtiyacınız var mı?" Sonra üç şeyi mekâna yazılı verin:
- Vejetaryen ve vegan sayısı. Vejetaryen menü "garnitür" olmamalı; ayrı bir ana yemek olarak planlanmalı.
- Alerjenler — fındık-fıstık, deniz ürünü, glüten. Ciddi alerji varsa o masaya servis eden garsonun bilgilendirilmiş olması gerekir.
- Çocuk menüsü ve bebek için sıcak su/mama alanı. Küçük bir detay, ama çocuklu ailelerin akşamın yarısında ayrılmasını engelleyen şey budur.
Ayrıca oturma planıyla birlikte düşünün: özel menü alacak misafirin nerede oturduğunu garson bilmiyorsa tabak yanlış masaya gider. Planın kendisini düğün oturma planı ve RSVP yazımızda anlattık.
Yemek fotoğraflarda ne yapıyor?
Menünün fotoğrafla ilişkisi ilk bakışta görünmez, ama üç yerde çok belirgindir.
- Masa, oturmalı her karenin arka planıdır. Akşamın ilerleyen saatlerinde masalar dolu tabak, kirli bardak ve peçeteyle kaplanır — ve o masalar sizin yanınıza gelen her misafirin fotoğrafında görünür. Servis ekibinden ara toplama yapmasını isteyin; bu tek istek albümdeki masa fotoğraflarının tamamını değiştirir.
- Yemek servisi sırasında fotoğraf çekilmez. Tabak önündeyken kimse fotoğraflanmak istemez ve fotoğrafçı da bu aralıkta mola verir. Programın fotoğraflanacak kısımları (ilk dans, pasta, konuşmalar) servis aralarına konumlandırılmalı.
- Tatlı ve büfe masası en çok telefonla çekilen sahnedir. Pasta kesimi gibi bu da bir "hazırlanmış" sahnedir; misafirler tatlı büfesini kendiliğinden çeker. Aynı şey ikram masasındaki QR kod için de geçerli: masaya konan kod, insanların önünde durduğu tek noktadadır.
Fotoğrafçı yemek servisi boyunca çoğu zaman mola verir; masalardaki telefonlar vermez. Sohbet, kadeh kaldırma ve masa arkadaşlıkları o aralıkta oluşur ve yalnızca misafirlerin galerisinde kalır — ikram masasına ve masalara bir QR kod koymak, akşamın en rahat karelerini tek albümde toplamanın en kolay yolu.
Pasta ayrı bir kalem ve ayrı bir sahne; porsiyon hesabı ve kesim saatini düğün pastası nasıl seçilir yazımızda anlattık. Mekânın yemeği kendi mi verdiği, dışarıdan tedarikçiye izin verip vermediği gibi sorular ise mekân seçiminin parçası: düğün mekânı nasıl seçilir.
Sık yapılan hatalar
- İki teklifi kişi başı rakamla karşılaştırmak. Servis ücreti, içecek ve takım dâhil olmadan o rakam bir şey ifade etmez.
- Minimum kişi sayısını ve son bildirim tarihini sözleşmede aramamak.
- Personelin yemeğini hesaba katmamak. Fotoğrafçı, videocu, DJ ve organizasyon ekibi de yemek yiyor.
- Vejetaryen menüyü garnitürden oluşturmak.
- Açık büfede tek hat kurmak. Kalabalıkta kuyruk yarım saati yiyor ve programı komple kaydırıyor.
- Yazın su ve soğuk içecek miktarını normal tahminle hesaplamak.
Sonuç
Düğün menüsü kararı yemek listesiyle değil servis biçimiyle başlar: masaya servis, açık büfe ve kokteyl üç farklı süre, üç farklı maliyet ve üç farklı akış demektir. Kişi başı rakamı sormak yeterli değil — içine neyin girdiğini sekiz kalem hâlinde yazdırın, minimum kişi sayısı ile son bildirim tarihini sözleşmede arayın, içecek modelini seçin ve özel diyetleri RSVP formunda toplayın. Tadımda da lezzetten çok "bu yemek 200 tabakta aynı olur mu" sorusunu sorun. Ve masalarınızı planlarken şunu hatırlayın: yemek aralarında oluşan en rahat kareler fotoğrafçının makinesinde değil, masalardaki telefonlarda olacak. Ücretsiz bir etkinlik oluşturup masalara koyacağınız QR kodu şimdiden hazırlayın.